Om ni har bestämt er för att ett kund- eller företagsevent är rätt väg att gå, sä är nästa stora fråga om ni ska anlita en eventbyrå eller inte. Att ett företag som är helt inriktat på att anordna evenemang har specialkunskaper på området är inte så konstigt. Men om ni inte har anlitat dem regelbundet under flera år så har de sannolikt inte era specialkunskaper. Å andra sidan har de fördelen att se saker och ting från utsidan, utan förutfattade meningar om att ”så här har vi alltid gjort”.

En eventbyrå har definitvt en fördel vad gäller det praktiska. Eftersom deras bärande affärside är planering och organisation av event så bör den delen gå som smort. En bra eventbyrå (se länken tex) har också en generell förståelse för vad som fungerar för kunder, och vad anställda uppskattar. Men inga två företag är likadana, ens om de verkar i samma bransch. Vilken företagskultur ni har, och vad era anställda förväntar sig, vet ni antagligen bäst själva. Ett företagsevent, som organiseras av en aldrig så kvalificerad eventbyrå, kan bli helt fel om det inte är anpassat för er.

På ett linkande sätt är det med kundevent. En eventbyrå kan inte matcha era kunskaper om, och erfarenheter av, den bransch ni verkar i. Ni vet vad som är viktig information, och vad som är mindre viktigt. Men det räcker inte alltid med att ha ett attraktivt innehåll; ytan är också viktigt. Det är där en eventbyrå kan hjälpa. Bra konferenslokaler, fungerande logistik, trevliga ”extraaktiviteter” och kaffe (te åt den som så önskar!) åt alla kan göra underverk.

Nyckelordet är förståelse. Om en eventbyrå inte förstår er branschs specifika krav, eller er företagskultur, så är det definitvt bättre att organisera det hela själva. Eller söka sig till en annan eventbyrå. Självfallet kan motsatsen också gälla. Kanske tycker ni deras ideer inte verkar passa er, fastän det är precis det de gör. Prata, lyssna och tänk efter.